Zeitmanagement: Fake Work, Shallow Work & Deep Work

Das Thema effektives Arbeiten interessiert uns nicht erst seit den Zeiten des Home-Office. Sinnvolles Zeitmanagement ist seit jeher ein großes Thema.

Sicher, jeder hatte schon folgendes Gefühl: Den ganzen Arbeitstag verbringt man am Computer und trotzdem hat man kaum etwas geschafft. Zwar wurden viele Emails versendet, Telefonate geführt, vielleicht sogar mehrere Punkte auf der To-Do-Liste abgehakt, aber wirklich herausragender oder gar innovativer Output war oft nicht dabei. Woran liegt das?

Wir verbringen zu viel Zeit damit, unwichtige und unproduktive Dinge zu tun. Schätzungen gehen davon aus, dass wir pro Arbeitstag mehr als zwei Stunden damit verbringen, unproduktive Arbeiten zu erledigen, manche schätzen den Anteil sogar noch wesentlich höher ein! Diese Arbeit wird als Fake Work und Shallow Work bezeichnet. Natürlich, viele dieser Dinge müssen dennoch gemacht werden. Aber es lohnt sich sehr genau hinzusehen und zu überlegen wo man Einsparungen vornehmen kann um so sein Zeitmanagement zu optimieren.

Der hohe Anteil an Fake Work und auch Shallow Work hat Folgen für die und den Einzelne(n), für das Team und das Unternehmen. 

Worum es geht:

Fake Work – auch Scheinarbeit genannt, bezeichnet all die Dinge im Job, die sich nach Arbeit anfühlen und auch wie solche aussehen, es in Wahrheit aber gar nicht sind. Echte Arbeit bringt das Unternehmen voran, Fake Work dagegen nicht.

Deep Work – „Ein Prozess der Durchführung von beruflichenAktivitäten […] in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration, der die kognitiven Fähigkeiten an ihre Grenzen bringt. Diese Bemühungen schaffen neuen Wert, verbessern Deine Fähigkeiten und sind schwer zu replizieren.“ -Cal Newport

Was zählt zu Fake und Shallow Work?

• Stundenlange, sich wiederholende Termine ohne Ergebnis. 
• Meetings, in denen man aufgrund von Zuständigkeiten fehl am Platz ist.
• Eine Flut an Emails und Telefonaten, in denen keine relevanten Informationen enthalten sind, oder ohne nennenswerten Nutzen.
• Vermeidbare Redundanzen durch Doppelverantwortungen und Arbeit, die mehrfach erledigt wird, aufgrund fehlender Abgleiche.
• Fehler, die vermeidbar sind und die einen gänzlichen Neustart erfordern.

Was ist das Problem an Fake Work?

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Durch die hohe Zeitverschwendung sinkt die Produktivität, es entstehen enorme Kosten. Langfristig steigt die Unzufriedenheit bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. 

Der erste Schritt ist, den Anteil von Fake Work bei sich und im Team zu identifizieren. Kennt man die Schwachstellen, dann heißt es:

• Ziele formulieren, an die sich Teammitglieder und Führungskräfte gleichermaßen zu halten haben. 
• Ablenkungen & Unterbrechungen vermeiden. Wichtig für Deep Work Phasen ist es, dass man feste Zeiten hat, in denen das Telefon und der Emaileingang nicht kontrolliert werden. 
• Leistungen sollten, wo es geht, messbar gemacht werden. 
• Innerhalb des Teams sollten Zwischenschritte und Teilziele abgeglichen werden.
• Besonders wichtig: Die MitarbeiterInnen selbst zu empowern! Nicht ohne Grund ist Fake Work bei Selbstständigen oder Freelancer kaum ein Thema. Wer (mit)bestimmen darf, ist motivierter und dadurch wesentlich produktiver.

Gelingt das, ergeben sich neue Zeitfenster, in denen intensiv und konzentriert gearbeitet werden kann und ein Plus an Extrazeit für qualitative Pausen. 

Unser Fazit:

Fake Work ganz zu vermeiden, ist unmöglich. Sie zu verringern, erhöht die Produktivität, senkt die Kosten, der Gewinn steigt.

Das schafft Platz für Deep Work Phasen, führt zu Zufriedenheit & Motivation auf allen Ebenen!
Es entsteht eine WIN WIN Spirale. 

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