Der richtige Umgang mit der Zeit gilt als eine der wertvollsten Fähigkeiten – sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Insbesondere Manager müssen die vorhandene Zeit optimal nutzen, um mit den für sie relevanten Aufgaben das Unternehmen voranzubringen. Es gilt also zu erkennen: Welche Aufgaben dürfen nur auf meinem Schreibtisch liegen, welche kann ich delegieren und was ist ganz und gar überflüssig. Wende das Pareto Prinzip an und es wird Dir gelingen, Prioritäten festzulegen und Dein Zeitmanagement zu perfektionieren.
Mit der Verantwortung wächst bei Entscheidern und Führungskräften meisten auch die To-Do-Liste auf dem Schreibtisch. Es kommen Führungsaufgaben hinzu, gleichzeitig müssen operative Aufgaben geleistet und wichtige Entscheidungen getroffen werden, die die Zukunft des Unternehmens beeinflussen. Wer jetzt kein gutes Zeitmanagement hat, schafft die 7-Tage-Woche ein, lässt Familie, Freizeit und eigene Bedürfnisse zu kurz kommen und brennt schnell aus.
| Wer hat das Pareto Prinzip entwickelt? Die auch als „80:20“ bekannte Regel wurde von dem Italiener Vilfredo Pareto entwickelt, der feststellte, dass 80 % des Einkommens aus seinem Land von 20 % der Bevölkerung erarbeitet wurde. Diese Erkenntnis hat er schrittweise verallgemeinert und auf das Wirtschaftsleben angewendet. |
Das Ziel ist es also, mit einem möglichst geringen Zeitaufwand möglichst viel zu erreichen. Die Idee dahinter: Es gehört zu den größten Fehlern im Zeitmanagement, sehr viel Zeit in die gründliche Erledigung von Aufgaben zu investieren, die entweder gar nicht oder zumindest nicht von Dir persönlich erledigt werden müssen. Das Pareto Prinzip hilft, Prioritäten festzulegen, Aufgaben zu delegieren oder sie ganz zu eliminieren.
Das Prinzip kann auch auf das Zeitmanagement angewendet werden:
Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die übrigen 80 % Aufwand oftmals für überflüssige Tätigkeiten oder übertriebenen Perfektionismus verwendet werden oder einfach zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
Der große Nutzen in der Anwendung des Pareto-Prinzips besteht darin, dass Du die Aufgaben erkennst, die sich mit 20 % Aufwand erledigen lassen und 80 % der Probleme lösen. Das erfordert eine tiefergehende Analyse, welche Prozesse im Unternehmen welchen Aufwand verursachen. Das Ziel ist es schlussendlich, die meiste Zeit auch für die wichtigsten Aufgaben anzuwenden bzw. mit dem geringsten Aufwand die maximale Wirkung zu erzielen.
Damit Du das Pareto Prinzip in der Praxis anwenden kannst, müssen Aufgaben auf Deinem Schreibtisch priorisiert werde. Eine wirkungsvolle Möglichkeit ist die Priorisierung mithilfe der ABCP-Aufgaben. Das Prinzip klingt in der Theorie einfach, stellt die Anwender und Anwenderinnen in der Praxis aber vor Herausforderungen, denn Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben können fließend sein. Mit etwas Übung kann die Priorisierung von Aufgaben im Arbeitsalltag aber einen wichtigen Beitrag zum Gelingen des Pareto-Prinzips leisten.
Manager machen häufig den „Fehler“, alles selbst erledigen zu wollen. Dadurch landen zu viele Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch und es besteht die große Gefahr, das Wichtiges liegenbleibt, weil zu viel Zeit für Dinge verschwendet wird, die auch der Mitarbeiter erledigen könnte. Eine Priorisierung der Aufgaben hilft dabei, den Überblick zu behalten.
A-Aufgaben sind wichtige und dringende Aufgaben, die sofort selbst erledigt werden müssen. Sie lassen sich weder delegieren noch aufschieben. Mit der Erledigung dieser Aufgaben wird die maximale Effizienz erreicht. Bei der Festlegung der A-Aufgaben ist höchste Disziplin gefragt, denn fast alle Aufgaben, die auf dem eigenen Schreibtisch landen, werden von anderen als äußerst wichtig und eilig eingestuft.
Tipps zur Festlegung der A-Aufgaben:
A-Aufgaben haben fast immer eine Deadline und mehr oder weniger schwere Folgen, wenn sie nicht zeitnah von der verantwortlichen Person erledigt werden. Ein typisches Beispiel ist die Reaktion auf eine Beschwerde des wichtigsten Kunden, die am Morgen eingegangen ist. Zudem lassen sich A-Aufgaben meistens vergleichsweise schnell erledigen – es handelt sich nicht um langfristige Projekte. Im Idealfall werden diese Aufgaben gleich zu Beginn des Tages erledigt, damit sichergestellt ist, dass alle A-Aufgaben geschafft werden. Zudem ist morgens bei den meisten Menschen die Konzentration höher.
Das Ziel: A-Aufgaben priorisieren und zeitnah selbst erledigen.
B-Aufgaben landen meistens auch auf dem Schreibtisch der Führungskräfte und Entscheider, weil sie für das Unternehmen wichtig sind. Das bedeutet aber nicht gleichzeitig, dass sie auch zwingend von den Führungsverantwortlichen persönlich erledigt werden müssen. Vielmehr sollte es das Ziel sein, dass Führungskräfte ihre Mitarbeiter dazu befähigen, B-Aufgaben selbstständig zu lösen. Ein Beispiel könnte das Stellen eines Antrags auf Fördermittel sein. Diese Aufgabe ist wichtig und muss auch innerhalb einer bestimmten Frist erledigt werden, aber nicht zwingend von Dir persönlich.
B-Aufgaben sind dadurch charakterisiert, dass es sich meistens um Projekte handelt, die über einen längeren Zeitraum erledigt werden müssen. Ein typisches Beispiel ist das Erstellen eines Finanzplanes oder einer Marketing-Kampagne. In der Praxis kommen diese B-Aufgaben häufig zu kurz. Da sie meistens auf einem Schreibtisch liegen bleiben, werden sie erst dann wahrgenommen, wenn es sprichwörtlich brennt und sie zur A-Aufgabe werden, weil der Wettbewerb dem eigenen Unternehmen dicht auf den Fersen sitzt.
Das Ziel: B-Aufgaben nach Möglichkeit delegieren, damit sie nicht liegen bleiben.
Die C-Aufgaben haben auch ihre Daseinsberechtigung – aber nicht auf Deinem Schreibtisch. Ein Beispiel ist das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses. Dazu sind Vorgesetzte verpflichtet, aber die Aufgabe muss weder innerhalb weniger Stunden erledigt werden, noch ist es zwingend Chefsache. Das Arbeitszeugnis kann auch vom Personalverantwortlichen oder einem anderen kompetenten Mitarbeiter verfasst werden, der die Arbeitsleistung vielleicht noch besser beurteilen kann, weil er in direktem Kontakt mit dem Mitarbeiter oder dem Praktikanten stand. Auch die Rechnungsprüfung ist eine typische C-Aufgabe, die viel Zeit kostet, welche wiederum von den A-Aufgaben abgeht.
C-Aufgaben sind dadurch gekennzeichnet, dass für die Erledigung meistens ein größerer Zeitraum zur Verfügung steht und sie sich sehr gut an andere Teammitglieder übertragen lassen. Ein Tipp: Solltest Du bestimmte C-Aufgaben unbedingt selbst erledigen wollen, dann plane einen festen Zeitblock in der Woche dafür ein. Das hilft Dir, Dich bei der Erledigung nicht zu verzetteln.
Das Ziel: Möglichst alle C-Aufgaben sollten an Mitarbeiter delegiert werden.
Die D- oder P-Aufgaben sind in einem Unternehmen weder dringend noch wichtig. Trotzdem landen sie immer wieder auf den Schreibtischen der Führungskräfte. P-Aufgaben können beispielsweise Termine sein, die Dir das Sekretariat mit einem Vertreter eingetragen hat, dessen Angebote Dich nicht interessieren. Auch Mails mit Angeboten oder Einladungen, die Du nicht angefordert hast, gehören in diese Kategorie.
Tipps zur Kategorisierung von P-Aufgaben:
P-Aufgaben sind reine Zeitfresser, ohne dass sie einen Nutzen für Dich oder Dein Unternehmen haben. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Art „Komposthaufen“ für P-Aufgaben anzulegen. Falls ein Mitarbeiter Zeit haben sollte, kann er sich darum kümmern und eine freundliche Absage formulieren. Wenn nicht – auch nicht schlimm.
Das Pareto Prinzip ist ein wichtiger Anstoß, über Prioritäten und die eigene Produktivität nachzudenken. Die Zeit, die Du dadurch einsparst, kannst Du dafür verwenden, das Unternehmen voranzubringen oder auch mal Zeit für Dich und Deine ganz persönlichen Prioritäten zu haben. Wenn Du das Prinzip richtig anwendest, erreichst Du bereits mit 20 % Deiner Aufgaben schon 80 % Deines Erfolgs. Die restlichen 80 % der Aufgaben sind nicht so wichtig und können verschoben und delegiert werden.
Das Ziel ist es, B und C-Aufgaben an kompetente Mitarbeiter zu delegieren, A-Aufgaben als Erstes am Tag zu erledigen und P-Aufgaben sofort in den Papierkorb zu schieben. Mach Dir immer wieder bewusst, dass Deine zeitlichen Ressourcen zu wertvoll sind, um sie mit Unwichtigem zu verschwenden. Dieses Bewusstsein kann Dir dabei helfen, Dich in Zukunft zu disziplinieren, das Pareto Prinzip in Deinem unternehmerischen Alltag anzuwenden.