Meetings besser strukturieren: Tipps für produktivere Team-Besprechungen

Jeder kennt ihn: Den Meeting-Frust, der immer dann aufkommt, wenn sich Team-Besprechungen unnötig in die Länge ziehen. Irgendwann ist tatsächlich bei einem Meeting der Punkt erreicht, an dem keine produktiven Ergebnisse mehr zu erwarten sind. Der Fokus ist längst aus den Augen verloren und es werden immer wieder neue Themen eröffnet, während sich parallel der Arbeitsberg auf dem Schreibtisch stapelt. Im Folgenden findest Du einige Tipps, wie Du Meetings in Zukunft besser strukturieren kannst. 

Die Vorbereitung: Raum, Teilnehmer und Equipment

Gute Team-Meetings wirken sich positiv auf die Kommunikation der Team-Mitglieder untereinander aus. Statt sich hunderte Mails hin und her zu schicken, kommen alle gemeinsam an einen Tisch und klären wichtige Fragen. Auch in kritischen Punkten lassen sich Konflikte leichter klären, wenn eine direkte Interaktion ermöglicht wird. Ohne Frage sind Besprechungen innerhalb eines Unternehmens ein wichtiger und fester Bestandteil geworden. Bereits die Vorbereitung entscheidet darüber, wie produktiv ein Team-Meeting werden wird.

• Die Agenda
  Wichtig ist es, sich nur auf ausgewählte Themen zu fokussieren und keine 15 Punkte lange Agenda zu kreieren.

• Die Teilnehmer
  Verschicke Einladungen niemals pauschal an alle Team-Mitglieder. Es sollten nur die Personen teilnehmen, die für dieses Thema wirklich relevant sind.

• Der Zeitplan
  Vielleicht kennst Du noch aus der Schulzeit das Phänomen, dass die meisten Menschen unter Druck besser arbeiten können. Lege daher einen Zeitplan fest, wie lange das Meeting dauern darf. Im Idealfall veranschlagst Du sogar für die einzelnen Themen eine feste Zeit. Du verhinderst damit unproduktive Endlos-Meetings.

Sammle vorher alle wichtigen Informationen für die einzelnen Themen heraus. Nichts zieht ein Meeting mehr in die Länge, als wenn zwischendurch Unterlagen geholt oder Zahlen recherchiert werden müssen.

5 Tipps für produktivere Meetings in Deinem Unternehmen

Eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Miete. Die nachfolgenden Tipps sind weitere Denkanstöße auf dem Weg zu effizienteren Team-Besprechungen.

1. Moderator bestimmen
   Damit nicht alles durcheinander geht, sollte es immer einen Moderator geben, der durch das Meeting führt. Er behält die Zeit im Blick und sorgt dafür, dass die Kommunikationsregeln eingehalten werden.
2. Kreative Durchführung
   Je nach Thematik kann es sich lohnen, Meetings aufzupeppen und verschiedene Ansätze der Durchführung auszuprobieren. Kurze Get-together können beispielsweise als Steh- oder Walking-Meetings durchgeführt werden. Vielleicht gibt es auch die Möglichkeit, das Meeting im Freien durchzuführen?
3. Handy- und Mailverbot
   Es gibt immer wieder Teilnehmer, die während eines Meetings mal schnell ihre Mails checken oder den Flug für den nächsten Urlaub buchen. Das ist nicht nur unhöflich, sondern trägt auch nichts für das Meeting bei. Es sollte also ein striktes Handy- und E-Mail-Verbot während des Meetings ausgesprochen werden.
4. Konkrete Ziele
   Für jedes Thema auf der Agenda sollten während des Meetings feste Ziele gesteckt werden. Wer kümmert sich um welche Aufgaben? Was muss bis zum nächsten Termin erledigt werden? An diese Punkte kannst Du dann wunderbar beim nächsten Meeting anknüpfen.
5. Ausgewogener Redeanteil
   Der Moderator sollte darauf achten, dass die Teilnehmenden einen ausgewogenen Redeanteil haben. Es gibt immer den einen Kollegen, der die anderen durch lange Reden nicht zu Wort kommen lässt. Versuche daher, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Dominanz der einen und der Zurückhaltung anderer zu schaffen.

Meetings sind ein wichtiges Instrument, um den Überblick über Projekte zu behalten, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und die Effizienz zu steigern. Mit einer systematischen Vorbereitung und einer konsequenten Einhaltung der Agenda kannst Du Meetings besser strukturieren und produktiv gestalten.

Siehst Du potential in der Strukturierung sowie der Vorbereitung Deiner Meetings? Wenn ja, dann melde Dich bei UNS um es voll auszuschöpfen!