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31.05.2022

Erfolgreich Meetings moderieren: Tipps für gelungene Besprechungen

Effizienz und Zeitmanagement sind wichtige Grundpfeiler für erfolgreiche Meetings. In Zeiten, in denen Meeting-Anfragen immer häufiger werden, muss die vorhandene Zeit sinnvoll genutzt werden. In der Praxis verlaufen viele Meetings allerdings wenig strukturiert und chaotisch. Meetings moderieren steht oftmals nicht auf der Agenda im Ausbildungsplan von Führungskräften. Umso wichtiger ist es, dass Du Dich gut auf die Termine vorbereitest, sie zielführend steuerst und Störungen und Konflikte schnell in den Griff bekommst.

Meetings moderieren: Rolle und Selbstverständnis des Moderators

Deine Aufgabe als Moderator ist es, das Meeting vorzubereiten und währenddessen für einen strukturierten und effizienten Ablauf zu sorgen. Du übernimmst die Verantwortung für die Gruppe und solltest dabei eine neutrale Position einnehmen. Insbesondere in Meetings, in denen intensive Konflikte erwartet werden, bist Du gleichzeitig Mediator, der die unterschiedlichen Meinungen schlussendlich auf einen gemeinsamen Nenner bringt. Dafür braucht es ein vertrauensvolles und konstruktives Arbeitsklima. Zum Abschluss der Veranstaltung bist Du für die Ergebnisdokumentation und die Ergebnissicherung verantwortlich. 

Weitere Tipps, wie Du erfolgreich Meetings moderieren kannst:

  • Alle Äußerungen ernst nehmen
  • Verschiedene Perspektiven zulassen
  • Konflikte frühzeitig erkennen
  • Fokussierung auf das anstehende Thema
  • Auf die Einhaltung der Tagesordnung achten

Meeting-Organisation: In der Vorbereitung liegt die Kraft

Ein gutes Meeting beginnt bereits bei der richtigen Auswahl der Teilnehmer. Lade nur diejenigen zur Besprechung ein, die für das Thema wirklich relevant sind. Je mehr Personen Meinungen einbringen, desto länger und zehrender wird der Termin und desto herausfordernder ist es, am Ende einen Konsens zu finden. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat dazu die „Zwei-Pizza-Regel“ erfunden. Diese besagt, dass die maximale Teilnehmerzahl so begrenzt werden sollte, dass alle von einer Pizza satt werden.

Folgende Aufgaben stehen in der Meeting-Vorbereitung an:

  1. Sinnvolle Agenda aufstellen
  2. Klare Ziele definieren
  3. Zeitplan erarbeiten
  4. Zusammentragen wichtiger Informationen
  5. Potenzielle Diskussionen durchdenken und Interventionen überlegen

Meetings moderieren und erfolgreich abschließen

Meetings haben in der Regel immer Konfliktpotenzial, weil verschiedene Meinungen aufeinandertreffen. Umso wichtiger ist es, dass Du das Meeting positiv beginnst und vorab auf die Einhaltung der wichtigsten Kommunikationsregeln achtest. Es ist Deine wichtige Aufgabe, auf die Einhaltung der Agenda zu pochen und Themen, die nicht Teil der aktuellen Diskussion sind, auszulagern und auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Behalte während des Termins die Zeit im Blick. Kaum etwas sorgt für mehr Unruhe, als wenn Teilnehmer mitten im Termin gehen müssen, weil schon das nächste Meeting ansteht. Achte darauf, dass alle Diskussionen der Erreichung des Sitzungszieles dienen. Wichtig ist auch, dass die Sitzung nicht einseitig verläuft und von einem der Teilnehmer dominiert wird, während andere sich nicht mehr trauen, einen Beitrag zu leisten. Am Ende des Meetings sollten konkrete Vereinbarungen stehen und jeder seine persönlichen Aufgaben zu diesem Thema kennen.

Die Nachbereitung des Termins mit Feedbackrunde

Nach Abschluss der Runde ist es Deine Aufgabe, alles zusammenzubringen und zu evaluieren. Du weist jetzt die besprochenen Aufgaben verbindlich zu, legst Fristen fest und finalisierst das Sitzungsprotokoll. Bleibe dabei offen für das Feedback der Teilnehmenden und fordere dieses gerne ein. Was war gut und an welchen Stellen gibt es Optimierungspotenzial? Dadurch kannst Du auch künftige Sitzungen noch mehr verbessern und effizienter erarbeiten.

Im Rahmen unserer Seminare und Coachings bieten wir Dir gerne konkrete Hilfestellungen und Tipps für gelungene Besprechungen an.

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