Effizienz und Zeitmanagement sind wichtige Grundpfeiler für erfolgreiche Meetings. In Zeiten, in denen Meeting-Anfragen immer häufiger werden, muss die vorhandene Zeit sinnvoll genutzt werden. In der Praxis verlaufen viele Meetings allerdings wenig strukturiert und chaotisch. Meetings moderieren steht oftmals nicht auf der Agenda im Ausbildungsplan von Führungskräften. Umso wichtiger ist es, dass Du Dich gut auf die Termine vorbereitest, sie zielführend steuerst und Störungen und Konflikte schnell in den Griff bekommst. Wie leite ich ein Meeting ein? Was macht ein Moderator in einem Meeting? In diesem Beitrag führen wir Dich Schritt für Schritt durch eine erfolgreiche Meeting-Moderation und beantworten Deine wichtigen Fragen dazu.
Deine Aufgabe als Moderator ist es, das Meeting vorzubereiten und währenddessen für einen strukturierten und effizienten Ablauf zu sorgen. Du übernimmst die Verantwortung für die Gruppe und solltest dabei eine neutrale Position einnehmen. Insbesondere in Meetings, in denen intensive Konflikte erwartet werden, bist Du gleichzeitig Mediator, der die unterschiedlichen Meinungen schlussendlich auf einen gemeinsamen Nenner bringt. Dafür braucht es ein vertrauensvolles und konstruktives Arbeitsklima. Zum Abschluss der Veranstaltung bist Du für die Ergebnisdokumentation und die Ergebnissicherung verantwortlich.
Weitere Tipps, wie Du erfolgreich Meetings moderieren kannst:
Um als Moderator Meetings moderieren zu können, gibt es eine wichtige Regel: Authentisch sein. Erfolgreich moderieren bedeutet, sich als Person nicht zu verstellen, sondern offen seine eigenen Ansichten und Meinungen zu vertreten. Zu den Aufgaben eines Moderators gehört es auch, unpopuläre Meinungen zu vertreten und dahinterzustehen. Lass Dich nicht von der Angst leiten, unpopulär zu erscheinen oder Diskussionen anzuheizen. Harmoniebedürftige Moderatoren haben es schwer, Meetings moderieren zu können, die am Ende einen Mehrwert für alle Beteiligten haben. Meetings moderieren bedeutet vor allem, offen zu sein für andere Standpunkte und Meinungen. Ein guter Moderator hält sich in Meetings mit Besserwisserei zurück. Er ist wertschätzend, kann zuhören und schenkt den Teilnehmenden seine volle Aufmerksamkeit.
Ein gutes Meeting beginnt bereits bei der richtigen Auswahl der Teilnehmer. Lade nur diejenigen zur Besprechung ein, die für das Thema wirklich relevant sind. Je mehr Personen Meinungen einbringen, desto länger und zehrender wird der Termin und desto herausfordernder ist es, am Ende einen Konsens zu finden. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat dazu die “Zwei-Pizza-Regel” erfunden. Diese besagt, dass die maximale Teilnehmerzahl so begrenzt werden sollte, dass alle von zwei Pizzen satt werden.
Folgende Aufgaben stehen in der Meeting-Vorbereitung an:
Zur Vorbereitung eines Meetings gehört es, Dich für eine Moderationstechnik zu entscheiden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Meetings zu moderneren. Im Folgenden findest Du eine Übersicht über die beliebtesten Methoden, mit denen Du Meetings moderieren kannst.
Blitzlicht
Bei dieser Technik formuliert der Moderator eine prägnante Frage und fordert die Teilnehmenden auf, diese Technik aus der Ich-Perspektive zu beantworten. Wichtig ist, dass jeder aus seiner eigenen Perspektive heraus antwortet und sich so intensiv in ein Thema hineindenkt. Nach der Blitzlichtrunde beginnt die Moderation.
Kartenabfrage
Auch mit dieser Methode kannst Du erfolgreich Meetings moderieren. Der Moderator befestigt dabei einen Zettel mit einer Frage darauf an einer Pinnwand und teilt Karteikarten an die Teilnehmenden aus. Darauf sollten sie ihre Ansichten und Einschätzungen zu einem Thema aufschreiben. Anschließend werden alle Karten an der Pinnwand befestigt und es folgt die Diskussion.
Mind-Mapping
Das Mind-Mapping gehört zu den erfolgreichsten Methoden, mit denen Du Meetings moderieren und die Zuhörenden in Deinen Bann ziehen kannst. An einem Whiteboard befestigt er eine Frage oder einen Begriff, zu dem die Teilnehmenden des Meetings Assoziationen einwerfen können. Die Stichworte werden über Linien mit dem Hauptbegriff verknüpft. Auf diese Weise entstehen Ideen, Ziele und Lösungsansätze, die visuell abgebildet werden.
Neben diesen Methoden und Tipps, Meetings moderieren zu können, gibt es noch viele weitere Ansätze. Du kannst auch mehrere Techniken miteinander verbinden. Wichtig ist, dass Du Deine Moderation individuell an das Thema und das Auditorium anpasst.
Meetings haben in der Regel immer Konfliktpotenzial, weil verschiedene Meinungen aufeinandertreffen. Umso wichtiger ist es, dass Du das Meeting positiv beginnst und vorab auf die Einhaltung der wichtigsten Kommunikationsregeln achtest. Es ist Deine wichtige Aufgabe, auf die Einhaltung der Agenda zu pochen und Themen, die nicht Teil der aktuellen Diskussion sind, auszulagern und auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.
Der erfolgreiche Regisseur Billy Wilder hat mal gesagt: “Ein guter Film beginnt mit einer Explosion”. Nun musst Du nicht gleich den Saal in Brand setzen, um Meetings moderieren zu können, in denen Du Dir die Aufmerksamkeit Deiner Zuhörer sicherst. Trotzdem ist es wichtig, gleich zu Beginn Spannung aufzubauen. Apple-Chef Steve Jobs war ein Meister darin, seine Präsentationen mit einem Spannungsmoment zu beginnen. Das kann eine eklatante Frage, eine Vorführung oder auch ein kleiner Scherz oder eine Anekdote sein. Ein Meeting führen bzw. ein Meeting moderieren bedeutet, vom ersten Moment an die Zuhörer auf die eigene Seite zu ziehen.
Der Beginn des Meetings ist ausschlaggebend dafür, wie produktiv und effektiv die Sitzung wird. Ein guter Einstieg kann eine Eisbrecher-Frage sein.
Wenn Sie jetzt an einem Ort Ihrer Wahl sein könnten: Welcher wäre das?
Fragen wie diese sind insbesondere dann gut geeignet, wenn sich die Teilnehmenden noch nicht oder noch nicht so gut kennen. Sie kommen darüber ins Gespräch und bekommen einen ersten Eindruck des Gegenübers. Neben den Einbrecher-Fragen gibt es auch Spiele, die Du als Moderator anregen kannst. Meetings moderieren darf auch mal bedeuten, ein bisschen aus dem Alltag auszubrechen. “Wahrheit oder Lüge” ist ein Spiel, das sich in diesem Kontakt gut eignet. Dabei erzählt jeder Teilnehmende zwei Fakten über sich, von denen nur einer der Wahrheit entspricht. Die andere müssen raten, welcher Fakt der Wahrheit entspricht.
Schlussendlich hast Du es als Moderator in der Hand, nach welchem Konzept Du Deine Meetings moderieren möchtest. Bewährt hat sich die folgende Strukturierung:
Behalte während des Termins die Zeit im Blick. Kaum etwas sorgt für mehr Unruhe, als wenn Teilnehmer mitten im Termin gehen müssen, weil schon das nächste Meeting ansteht. Achte darauf, dass alle Diskussionen der Erreichung des Sitzungszieles dienen. Wichtig ist auch, dass die Sitzung nicht einseitig verläuft und von einem der Teilnehmer dominiert wird, während andere sich nicht mehr trauen, einen Beitrag zu leisten. Am Ende des Meetings sollten konkrete Vereinbarungen stehen und jeder seine persönlichen Aufgaben zu diesem Thema kennen.
Nach Abschluss der Runde ist es Deine Aufgabe, alles zusammenzubringen und zu evaluieren, ob die geplanten Ziele erreicht wurden. Du weist jetzt die besprochenen Aufgaben verbindlich zu, legst Fristen fest und finalisierst das Sitzungsprotokoll. Bleibe dabei offen für das Feedback der Teilnehmenden und fordere dieses gerne ein. Was war gut und an welchen Stellen gibt es Optimierungspotenzial? Dadurch kannst Du auch künftige Sitzungen noch mehr verbessern und effizienter erarbeiten.
Spätestens seit 2020/2021 sind Online-Meeting Teil des Alltags in Unternehmen. Online-Meetings moderieren: Die große Herausforderung besteht darin, aus den Teilnehmenden auch über die Bildschirme eine Gruppe zu machen und gute Voraussetzungen für eine effiziente Zusammenarbeit zu schaffen. Der große Vorteil digitaler Webkonferenzen besteht darin, dass die Teilnehmenden keine langen Wege auf sich nehmen und sowohl zeitlich als auch örtlich flexibel sind. Remote-Teams treffen sich ohne Aufwand – was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Online-Meetings lassen sich wesentlich spontaner umsetzen als von langer Hand geplante Treffen.
Allerdings sind virtuelle Konferenzen weniger persönlich und es kann ermüdend sein, den anderen nur über das Mikrofon zu hören. Umso wichtiger ist es, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, Pausen einzuplanen und für eine einwandfrei funktionierende Technik zu sorgen. Zudem sollten Online-Konferenzen niemals zu lange dauern. Entscheide Dich vorab für ein leistungsstarkes Conferencing-Tool, das alle benötigten Funktionen bietet. Setze Dich vorab gut mit der Funktion des Tools auseinander, damit das Meeting im Anschluss reibungslos funktioniert.
Damit Dein Meeting am Ende ein voller Erfolg wird, haben wir Dir abschließend die goldenen Regeln zusammengefasst, die für produktive Meeting-Abläufe entscheidend sind.
Siehst Du Potenzial und wünscht Dir Unterstützung wenn es um die Umsetzung Deiner Moderationen geht? Dann buche Dir Dein persönliches Business Coaching oder kontaktiere uns, um Deine persönliches Thema zu bearbeiten.