Schwierige Mitarbeitergespräche führen hatte früher den Charme, ungeschützt in ein Haifischbecken zu fallen. Am Schreibtisch gegenüber saß der Chef, der einen Monolog in Bezug auf die Arbeitsleistung geführt hat, meistens dann, wenn etwas nicht so nach Plan gelaufen ist. Heute haben diese Gespräche nicht mehr die Zielstellung, eine Liste mit Fehlern und Schwächen einzelner Mitarbeitenden aufzusetzen, sondern Mitarbeitende weiterzuentwickeln, sie neu zu motivieren und die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Führungskraft zu stärken. Worauf es dabei ankommt und welche Tabus es beim Führen von Mitarbeitergesprächen gibt, kannst Du im folgenden Beitrag lesen.
Mitarbeitergespräche sollten zu einem festen Bestandteil der Kommunikation werden und regelmäßig stattfinden. Ziel ist es, einen Lern- und Entwicklungseffekt bei den Mitarbeitenden auszulösen. Dabei müssen Mitarbeitergespräche nicht streng nach Etikette in einem sterilen Tagungsraum oder im Chefbüro stattfinden. Sie sind mindestens genauso effektiv, wenn sie bei einem Kaffee angesetzt werden oder während eines gemeinsamen Mittagessens in einer ruhigen Ecke des Cafés stattfinden. Ein gutes Intervall sind quartalsmäßig angesetzte Termine.
Anders als Mitarbeitergespräche zu konkreten Anlässen wird das regelmäßig stattfindende Gespräch nicht auf einem besonderen Thema aufgebaut. Häufig finden sie sogar ohne konkreten Termin ungeplant statt, wenn sich ein solcher Austausch spontan ergibt. Führungskräfte profitieren auch von diesem Austausch. Richtig geführt, können sie Mitarbeitende zufriedener und produktiver machen. Außerdem bekommst Du durch Mitarbeitergespräche ein gutes Gefühl für das Klima innerhalb des Teams und kannst mögliche Konflikte rechtzeitig erkennen.
Mitarbeitergespräche lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Die anlassbezogenen und die regelmäßigen Gespräche. Es hat sich mittlerweile in vielen Unternehmen durchgesetzt, dass Mitarbeitergespräche in einem festen Tonus durchgeführt werden, beispielsweise einmal im Halbjahr oder sogar pro Quartal. Über diese festen Termine hinaus können Mitarbeitergespräche auch spontan anberaumt werden, wenn es dafür einen konkreten Anlass gibt. Der Anlass bestimmt über die Art des Gespräches, zu dem Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden einladen
Im Rahmen des regelmäßig stattfindenden Bewertungsgespräches werden die Leistungen der Mitarbeitenden hinsichtlich der festgelegten Ziele sowohl vom Mitarbeitenden selbst als auch vom Arbeitgeber bewertet und anschließend miteinander verglichen. Falls es starke Diskrepanzen zwischen der Selbst- und Fremdbewertung gibt, dann sucht ihr gemeinsam nach Lösungen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen. Das Bewertungsgespräch bietet auch die Möglichkeit, Gehaltsvorstellungen und Verantwortungsbereiche zu besprechen.
Eine weitere Form des Mitarbeitergesprächs ist das Konfliktgespräch. Dabei werden mögliche Probleme im Arbeitsumfeld oder Verstöße gegen Vorgaben besprochen, die sich möglicherweise negativ auf die Leistungen des Teams auswirken. Das Ziel des Gesprächs besteht darin, eine deeskalierende Atmosphäre zu schaffen und gemeinsam lösungsorientiert und konstruktiv über die Problematik zu diskutieren, um die Teamentwicklung voranzutreiben. Das Konfliktgespräch wird auch genutzt, um nach Abschluss eines negativ verlaufenden Projekts Feedback zu geben.
Zielvereinbarungsgespräche haben die Absicht, vergangene Ziele zu evaluieren und neue Ziele zu definieren. Hierbei werden die neuen Ziele hierarchisch in unterschiedliche Ebenen für jede Abteilung und jeden Mitarbeitenden eingestuft, um den Weg zur Umsetzung der Vorgaben zu besprechen.
Im Rahmen eines Informationsgesprächs können Vorgesetzte sich von ihren Mitarbeitenden über spezifische Sachverhalte informieren lassen oder neues Wissen erlangen, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können. Zudem haben sie die Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden über geplante Veränderungen von Prozessen zu informieren oder bevorstehende Projekte zu besprechen.
Besonders sensibel sollten Vorgesetzte vor allem beim Führen von Feedbackgesprächen und Konfliktgesprächen sein, da eine professionelle Gesprächsführung die Weichen für die weitere Zusammenarbeit stellt. Daher fokussieren wir uns in diesem Beitrag auch auf diese beiden Mitarbeitergespräche und wie Du sie optimal planen und durchführen kannst.
Diese Mitarbeitergespräche sind sowohl für Vorgesetzte als auch für die Führungskräfte wichtig, um den Ist-Zustand einer Leistung, die vorhandenen Potenziale und auch die Schwachstellen auszuloten. Umso wichtiger ist es Feedback Mitarbeitergespräche gut vorzubereiten, ihnen den richtigen Rahmen zu geben und das Ziel vor Augen zu haben.
Mitarbeitende haben im Rahmen eines Feedbackgesprächs die Möglichkeit, ihre eigene Rolle im Unternehmen zu reflektieren. Sie evaluieren, ob sie die vereinbarten Zielvorgaben erreicht haben, sich den ihnen zugewiesenen Aufgaben gewachsen fühlen oder möglicherweise über- oder unterfordert sind. Zusätzlich können sie ihre persönliche Einschätzung über die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen sowie über die allgemeine Teamarbeit abgeben. Überdies bieten Mitarbeitergespräche die Gelegenheit, Wünsche und Ziele für die Zukunft zu äußern, beispielsweise in Bezug auf Weiterbildungen oder die Übernahme neuer Aufgaben- und Verantwortungsbereiche.
Mitarbeitergespräche ermöglichen Führungskräften langfristig, Arbeitsprozesse zu optimieren und diese effektiver zu gestalten. Vorgesetzte können unter anderem Arbeitsbedingungen auf Basis von Rückmeldungen anderer Teammitglieder anpassen oder verändern. Zudem ist das Feedbackgespräch ein exzellentes Motivations-Instrument. Durch regelmäßiges Feedback und Motivation kann die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden um bis zu zehn Prozent gesteigert werden, da sich diese in Bezug auf ihre Wünsche und Bedürfnisse ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen.
Insbesondere die ersten Mitarbeitergespräche können Führungskräfte die Schweißperlen auf die Stirn treiben. Wie fange ich an? Was passiert, wenn der Mitarbeitende emotionale wird? Welches Ziel verfolge ich überhaupt und wie kann ich das Gespräch zu einem positiven Abschluss bringen? All diese Fragen solltest Du Dir im Vorfeld überlegen, bevor Du Deine Mitarbeitergespräche anberaumst. Informiere Dich im Vorfeld darüber, an welchen Projekten der Mitarbeitende aktuell arbeitet, welche Erfolge aber auch welche Misserfolge er in der Vergangenheit erzielt hat. Es lohnt sich, auch Feedback von anderen Teammitgliedern einzuholen.
Für sensible Mitarbeitergespräche solltest Du immer eine vertrauensvolle Atmosphäre schaffen, in der sich Dein Gegenüber wohlfühlt. Auch eine Begegnung auf Augenhöhe ist wichtig, damit überhaupt ein offenes Gespräch zustande kommt. Die Mitarbeitenden sollten bei den Gesprächen niemals das Gefühl bekommen, dass ihre ehrlichen Meinungen und Aussagen direkt negative Konsequenzen haben und eine Kritik zur aktuellen Situation sofort zur Entlassung führt.
Du solltest im Vorfeld der Mitarbeitergespräche Informationen über die Leistung und das Verhalten des Mitarbeitenden sammeln, indem Du Rückmeldungen von Kollegen und Kunden einholst oder Leistungsdaten analysierst.
Formuliere konkrete Feedbackpunkte auf der Grundlage der gesammelten Informationen, die sowohl positive als auch negative Aspekte umfassen. Mitarbeitergespräche sollten immer beide Seiten betrachten.
Bereite Beispiele vor, die die Feedbackpunkte veranschaulichen und dem Mitarbeitenden helfen, negatives Verhalten zu verstehen und es zu verbessern. Achte aber auch darauf, positive Beispiele in der Zusammenarbeit aufzuführen.
Plane den Ablauf der Mitarbeitergespräche im Voraus, um sicherzustellen, dass alle Feedbackpunkte angesprochen werden und genügend Zeit für den Austausch bleibt.
Schaffe eine positive Gesprächsatmosphäre, in der der Mitarbeitende sich wohl und frei fühlen kann, um offen zu kommunizieren.
Triff abschließend mit dem Mitarbeitenden Zielvereinbarungen, die auf den Feedbackpunkten und den Ergebnissen des Gesprächs basieren.
Mitarbeitergespräche sollten nach Möglichkeit immer einen positiven Abschluss haben. Auch wenn Kritikpunkte angesprochen wurden, sollte der Mitarbeitende nicht mit einem schlechten Gefühl nach Hause gehen. Im Idealfall erkundigst Du Dich ganz direkt zum Abschluss des Gespräches, wie es dem Mitarbeitenden jetzt geht und ob es noch Fragen gibt.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeitergespräche zu führen. Als Orientierung haben wir Dir an dieser Stelle einen beispielhaften Ablauf skizziert, der sich in der Praxis als Erfolg versprechend bewiesen hat.
Der Einstieg in Gespräche sollte immer möglichst positiv sein. Vielleicht gab es gerade einen Erfolg in einem Projekt oder andere positive Ereignisse, auf die Du gemeinsam mit dem Mitarbeitenden zurückblicken kannst. Ebenso sollten an dieser Stelle der zeitliche Rahmen, der Ablauf und die Zielvorstellungen der Mitarbeitergespräche geklärt werden.
Im Anschluss wird eine offene Aussprache begonnen. Beide Seiten haben die Gelegenheit, Feedback zu geben. Dieses sollte immer respektvoll und wertschätzend sein. Erfolge und auch Misserfolge des Mitarbeitenden werden thematisiert. Dabei ist es besonders wichtig, konkrete Beispiele zu nennen und dem Mitarbeitenden die Gelegenheit zu geben, konkret zu diesen Beispielen Stellung zu nehmen und die eigene Perspektive darzulegen.
Nachdem der Ist-Zustand besprochen ist, richtet sich der Blick in die Zukunft. Welche Veränderungen können zielführend auf den Weg gebracht werden? Welche Ziele sollten erreicht und welche Aufgaben bewältigt werden? Führungskräfte haben an dieser Stelle die Gelegenheit, Hilfe, Förderung und Unterstützung anzubieten.
Abschließend sollten konkrete Zielvereinbarungen getroffen werden, die auf den Ergebnissen des Feedbacks und der gemeinsamen Diskussion basieren. Diese Ziele sollten messbar und realistisch sein.
Der Abschluss des Gespräches sollte immer positiv und motivierend sein. Es können Möglichkeiten der Weiterentwicklung diskutiert und neue Ziele formuliert werden.
Es ist sinnvoll, nach einer gewissen Zeit erneut Mitarbeitergespräche zu führen, um zu überprüfen, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden und um gegebenenfalls weitere Schritte zu planen.
Wichtig ist, dass Mitarbeitergespräche nicht als Monolog geführt werden, sondern dem gegenseitigen Austausch dienen. In der Praxis hat sich die 70/30-Regel für Mitarbeitergespräche bewährt, bei der Mitarbeitende den größeren Gesprächsanteil haben. So können sie sich öffnen und bekommen gleichzeitig das Gefühl, dass Ihnen zugehört wird.
In einer konstruktiven Zusammenarbeit ist es unverzichtbar, Feedbacks zu geben. Diese fallen naturgemäß nicht immer positiv aus und dennoch sind Kritikgespräche unvermeidbar und wichtig. Führungskräfte stehen daher zuweilen vor der unangenehmen Aufgabe, auch negative Rückmeldungen zu geben. Doch wenn Du diese Aufgabe richtig angehst, kannst Du Dich und Dein Team vor Enttäuschungen, schlechter Stimmung und mangelnder Motivation als Folge solcher Mitarbeitergespräche im Krisenfall schützen.
Konflikte entstehen naturgemäß überall dort, wo Menschen zusammenarbeiten. Dabei gibt es bestimmte Brandherde, an denen sich Auseinandersetzungen häufig entzünden.
Konstruktive Gespräche sind an dieser Stelle ein wirksames Instrument, sich über die Ursachen der Konflikte klar zu werden. Werden Konflikte nicht dauerhaft bereinigt, dann führt dies auf Dauer zu einem erheblichen Produktivitätsverlust. Je eher Mitarbeitergespräche anberaumt werden, desto eher lassen sich die Folgen unbewältigter Konflikte im Unternehmen abwenden.
Mitarbeitergespräche in Konfliktsituationen sind nicht dazu da, um Dampf abzulassen oder die eigene Machtstellung zu demonstrieren. Richtig eingesetzt, dienen diese Gespräche dazu, die Zusammenarbeit und die internen Prozesse zu verbessern. Daher sollten solche Mitarbeitergespräche generell den Charakter einer Hilfestellung und Unterstützung bekommen, die mit einer großen Wertschätzung verbunden ist. Sie haben das Ziel, die Mitarbeitenden voranzubringen und ihnen die Chance einzuräumen, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen. Dies solltest Du Dir immer vor Augen führen, bevor Du Mitarbeitergespräche vereinbarst.
Das Ziel der Mitarbeitergespräche im Konfliktfall besteht darin, vorhandene Konflikte zwischen den Parteien zu deeskalieren und gemeinsam konstruktive Lösungen zu erarbeiten. Dabei sollen Missverständnisse, Unklarheiten und negative Auswirkungen auf die Leistung des Teams oder des Unternehmens besprochen und behoben werden. Durch eine offene und konstruktive Diskussion können die beteiligten Parteien eine bessere Zusammenarbeit erreichen und eine positive Teamentwicklung fördern. Das klare Ziel eines Konfliktgespräches besteht darin, eine tragfähige Lösung für alle Beteiligten zu finden.
Beim Mitarbeitergespräche führen besteht das Ziel darin, eine Konfliktsituation auf systematische Weise zu bewältigen. Indem Du im Vorfeld einen Gesprächsleitfaden für Deine Gespräche erstellst, kannst Du selbstbewusster und sachlicher auftreten. Hierbei kann Dir das KULT-Modell helfen, das Mitarbeitergespräche im Konfliktfall in vier Phasen unterteilt:
K: Klärung
Zu Beginn geht es darum, das genaue Problem zu klären. Wie wirkt sich der Konflikt auf die Beteiligten aus und welche Konsequenzen gibt es?
U: Ursachen
Im zweiten Schritt werden die Ursachen des Konflikts untersucht. Worauf lässt er sich zurückführen und wie lange besteht er schon? Es kann sinnvoll sein, mehrfach nachzufragen, um den Kern des Problems zu identifizieren.
L: Lösung
Verschiedene Lösungsansätze werden gesammelt, wobei alle Beteiligten zu Wort kommen und eine gemeinsame Basis finden sollten. Es ist wichtig, dass die gewählte Lösung auch umsetzbar ist.
T: Transfer
Schließlich sollten alle Beteiligten diskutieren, wie sie sicherstellen können, dass die Vereinbarungen in der Praxis auch umgesetzt werden.
In vielen Unternehmen gehören Rückmeldungen an die Mitarbeitenden mittlerweile zum Alltag. Termine für Mitarbeitergespräche werden in regelmäßigen Abständen vereinbart, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Dabei unterlaufen häufig Fehler, die sich wie ein roter Faden auch durch die allgemeine Gesprächskultur innerhalb der Firma ziehen.
Kritikgespräche sollten in einem wertschätzenden Tonfall geführt werden. Sie dienen nicht dazu, einen Mitarbeitenden zu demotivieren und seine Schwächen in den Vordergrund zu stellen, sondern sollen bestenfalls zu einem Dialog werden. Gib auch Deinem Gegenüber in diesen Gesprächen die Chance, seine Sicht der Dinge zu äußern. Der Sinn eines Gespräches ist der gegenseitige Austausch.
Viele Vorgesetzte begehen den Fehler, in den Kritikgesprächen ausschließlich negatives Feedback zu äußern. Mitarbeitende gehen mit einer Liste nach Hause, die ihnen suggeriert, das eigene Gehalt nicht wert zu sein. Kritikgespräche sollten eine Mischung aus positiven und negativen Rückmeldungen sein.
Kritikgespräche sollten niemals zwischen Tür und Angel geführt werden. Plane dafür ausreichend Zeit ein und lege den Termin nicht 5 Minuten vor ein wichtiges Meeting. Es versteht sich von selbst, dass diese Gespräche nicht vor Kollegen geführt werden, sondern Vis-a-Vis in einem geschützten Rahmen.
Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Mitarbeitende keine klaren Argumente oder Beispiele dafür bekommen, was sie verbessern können. Stattdessen fallen allgemeine Phrasen wie: “Sie können Ihre Leistung noch steigern” oder “Ich erwarte bessere Ergebnisse von Ihnen.” Solche Feedbacks sind unkonkret und können daher auch nicht konstruktiv von den Mitarbeitenden umgesetzt werden.
Es gehört zu den am häufigsten angewendeten Techniken: Kritikgespräche mit einem überschwänglichen Lob zu beginnen, um dann von hinten mit dem Säbel zuzustecken und das Lob durch Kritik wieder zunichtezumachen. Statt Deinen Mitarbeitenden durch eingängiges Lob in Sicherheit zu wiegen, nur um es später wieder auszulöschen, konzentriere Dich lieber auf ein ehrliches und wertschätzendes Feedback. Indem Du sowohl Lob als auch Kritik ehrlich und konstruktiv vermittelst, gibst Du Deinen Mitarbeitenden die beste Hilfestellung an die Hand.
Ein absolutes Tabu in diesen Gesprächen sind Vorwürfe und generalisierte Aussagen. “Sie erreichen nie die vorgegebenen Ziele” oder “Warum schieben Sie eigentlich immer alles auf?”. Gute Mitarbeitendengespräche sind konkret. Wenn Du Kritik äußern möchtest, dann beziehe Dich auf einen konkreten Vorfall. Verallgemeinerungen sind keine Hilfestellungen für das Gegenüber, sondern dienen eher der Demotivation. Zudem sollte es keine zu intimen Fragen in Bezug auf das Familienleben geben. Fragen nach der Familienplanung oder einer eventuellen Schwangerschaft gehören nicht in diese Gesprächssituation. Auch Nachfragen in Bezug auf die letzte Krankschreibung sind tabu für Mitarbeitendengespräche.
Hast Du Dich in einem oder mehreren der genannten Fehler wiedererkannt? Dann wird schwierige Mitarbeitergespräche führen in Zukunft konstruktiver, indem Du versuchst, diese Fehler zu vermeiden. Nachdem Du Deine Eindrücke geschildert hast, gib Deinem Mitarbeitenden die Chance, selbst Stellung zu beziehen und definiere zum Abschluss konkrete, umsetzbare Hilfestellungen, die messbare Ergebnisse nach sich ziehen können. Beende Gespräche erst dann, wenn Du das Gefühl hast, dass Dein Gegenüber mit der Lösung und dem Ausgang des Gespräches zufrieden ist.
Bevor Du das Gespräch beginnst, solltest Du Dir Zeit nehmen, um Dich vorzubereiten. Überlege Dir, welche Themen Du ansprechen möchtest und welche Ziele Du erreichen willst.
Stelle sicher, dass das Gespräch in einer positiven Atmosphäre stattfindet, in der sich der Mitarbeitende wohl und frei fühlen kann, um offen zu kommunizieren.
Während des Gesprächs solltest Du aktiv zuhören und dem Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, seine Sichtweise auszudrücken.
Gib dem Mitarbeitenden konstruktives Feedback zu seinen Leistungen und Verhaltensweisen und zeige ihm auch auf, wo er Verbesserungen vornehmen kann.
Setze gemeinsam mit dem Mitarbeitenden klare Ziele und schaffe einen Plan, um diese Ziele zu erreichen.
Berücksichtige immer die Perspektive des Mitarbeitenden und versuche, Lösungen zu finden, die für beide Seiten akzeptabel sind.
Dokumentiere das Gespräch und teile dem Mitarbeitenden Deine Aufzeichnungen mit. Dies hilft beiden Seiten, sich später an das Gesprochene zu erinnern und die Fortschritte zu verfolgen.
Schließe das Gespräch positiv ab, indem Du dem Mitarbeitenden für seine Zeit dankst und ihn ermutigst, sich bei weiteren Fragen oder Problemen an Dich zu wenden.
Bei Stage Academy findest Du Hilfestellungen für konstruktive Mitarbeitergespräche in Form von Coachings und Seminaren. Die Themen werden individuell auf Dich und Deine Fragestellungen zugeschnitten und geben Dir die Gelegenheit, zusammen mit einem Sparring-Partner auch Dein eigenes Verhalten in sensiblen Gesprächen zu reflektieren.
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