In einer modernen, zeitgemäßen und zukunftsorientierten Unternehmensführung sind die beiden Begrifflichkeiten „Kommunikation“ und „Transparenz“ untrennbar miteinander verbunden. Gerade in Zeiten, in denen Unternehmen vor Veränderungen stehen, sich neu ausrichten oder an die Marktbedingungen anpassen müssen, ist es besonders wichtig, dass alle in das Boot einsteigen, mitrudern und die Richtung kennen, in die der Kompass zeigt. Doch wie gelingt eigentlich eine transparente Kommunikation und vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen gerade in bewegten Zeiten?
Wir leben in bewegten Zeiten. Pandemie, Inflation, Krieg, Energiekrise und Lieferengpässe beeinflussen den Markt vieler Unternehmen und stellen sie vor große Herausforderungen. Gerade jetzt kommt es darauf an, durch eine gute Kommunikationsstrategie das Vertrauen der eigenen Teams, der Kunden und Geschäftspartner zu halten.
Vielleicht erinnerst Du Dich noch an das Gefühl, eine schlechte Note mit nach Hause zu bringen. Du wusstest, dass Deine Eltern vielleicht enttäuscht sein werden und hast die Unterschrift lange vor Dir hergeschoben. Um Ärger zu sparen, hast Du vielleicht ganz darauf verzichtet, die Zensur zu zeigen. Das Ergebnis ist aber immer dasselbe: Spätestens auf dem Zeugnis wurde klar, dass es im vergangenen Schuljahr eine Schieflage gab – und die Enttäuschung über das fehlende Vertrauen wog vermutlich noch schwerer.
Gerade dann, wenn sich Unternehmen nicht mehr auf den gewohnten Pfaden bewegen, dann lauern Kommunikationsfallen an allen Ecken und Enden. Oft sollen bestimmte Entwicklungen oder Entscheidungen in der oberen Etage geheim gehalten werden – Kommunikationslecks gibt es aber überall. Kaum etwas erschüttert ein Unternehmen am Ende mehr, als wenn intern durch solche Pannen Vertrauen verlorengeht.
Ein Negativbeispiel
An einem Montag im Mai 2022 berichtete das Manager Magazin offiziell davon, dass der Berliner Lieferservice Gorilla aufgrund einer wirtschaftlichen Krise die massenhafte Entlassung von Mitarbeitenden geplant hat. Knapp 300 von insgesamt 600 Mitarbeitenden waren davon betroffen. Diese News wurden allerdings verbreitet, noch bevor die betreffenden Kolleg:innen von der bevorstehenden Kündigungswelle informiert wurden. Das Zoom-Meeting dazu wurde erst einen Tag später einberufen – als sich die Nachricht bereits herumgesprochen hatte.
Die Frage ist nicht nur: Was macht eine solche Vorgehensweise mit den gekündigten Mitarbeitenden, sondern auch mit denen, die (noch) da sind. Fühlen sie sich auf ihrem Arbeitsplatz noch sicher, wertgeschätzt und anerkannt?
Per Definition versteht man unter einer transparenten Kommunikation, dass Informationen zeitnah und vollständig an alle Beteiligten – dass heißt sowohl intern als auch extern – zur Verfügung gestellt werden. Aber was bedeutet das ganz konkret? Damit keine Vermutungen und Gerüchte durch die Teamkantine geistern, sollten die Verantwortlichen immer einen offenen Dialog pflegen. Turnusmäßige Meetings oder interne Newsletter sind eine gute Einrichtung, um immer im Dialog zu bleiben und die Möglichkeit zu schaffen, Fragen zu stellen. Mitarbeitende fühlen sich informiert, wertgeschätzt und können Vertrauen aufbauen.
Bei einer transparenten Kommunikation kommt es aber nicht nur darauf an, die schwierigen Umstände zu betonen und bestimmte Reaktionen darauf zu rechtfertigen. Noch viel wichtiger ist es, einen Schritt weiterzugehen und die Auswirkungen dieser Entwicklungen auf das eigene Unternehmen zu beschreiben. Es gilt also folgende Fragen ehrlich und authentisch zu beantworten: Welche Veränderungen gibt es? Wie geht das Unternehmen damit um? Was bedeutet es für den Einzelnen?
Was oft unterschätzt wird, ist der klare Rahmen, der für die Kommunikation geschaffen werden muss. Mitarbeitende und Führungskräfte sollten inmitten der Informationsflut im Alltag klar erkennen können, welche Informationen jetzt für sie gerade besonders wichtig sind, was sie weiterleiten müssen und worauf sie reagieren sollten.
Gerade weitreichende Entscheidungen werden in einem Unternehmen selten von einer auf die andere Stunde getroffen. Es geht jeder Entscheidungsfindung immer ein Entwicklungsprozess und ein Austausch zwischen verschiedenen Entscheidungsträgern voraus. Diesen Aspekt solltest Du im Hinterkopf haben, wenn Du Mitarbeitenden in Deinem Team Entscheidungen mitteilst, die nicht direkt am Entscheidungsprozess beteiligt waren. Durch eine offene und transparente Kommunikation werden Entscheidungen nachvollziehbarer und die Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass ihre Rolle im Unternehmen geschätzt wird.
Transparenz bedeutet am Ende nicht, dass sämtliche Informationen vollständig offenliegen müssen. Es gibt immer auch Daten und Fakten, die aus rechtlichen, geschäftlichen oder sicherheitsrelevanten Gründen vertraulich bleiben müssen.
Bei der Kommunikation von strategischen Entscheidungen müssen die Verantwortlichen ganz individuell entscheiden, wann welche Information an welches Ohr gelangt. Dabei geht es einerseits darum, keine sensiblen Details preiszugeben, die die Wettbewerbsposition beeinträchtigen könnten. Trotzdem sollte die Kommunikation transparent bleiben und es muss immer das Ziel sein, möglichst schnell alle Beteiligten abzuholen und mitzunehmen.
Die wichtigste Voraussetzung für eine transparente, interne Kommunikation ist eine aufgeschlossene, lernwillige und authentische Führungsebene. Die Führungskräfte leben die Unternehmenskultur vor und dienen als Orientierung und Leuchtturm für ihre Teams. Wenn sie transparent und offen in ihrer Kommunikation sind, senden sie ein starkes Signal an die Mitarbeitenden und andere Stakeholder, dass Transparenz im Unternehmen geschätzt wird.
Führungskräfte tragen die Verantwortung für die Umsetzung einer effektiven Kommunikationsstrategie. Sie legen die Ziele fest, identifizieren die Zielgruppen und wählen geeignete Kommunikationskanäle aus. Gerade in bewegten Zeiten ist es wichtig, dass sie das volle Vertrauen der Mitarbeitenden haben.
Der Aufbau einer guten Informationskultur ist kein zusätzlicher Zeit- und Kostenfaktor, sondern zwingende Voraussetzung für ein positives, wertschätzendes Betriebsklima und die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden.
Eine gute Kommunikationsstrategie wird bestenfalls schon vor Beginn eines Change-Prozesses entwickelt. Denn eine intransparente und fehlerhafte Kommunikation in Krisenzeiten kann schwerwiegende Auswirkungen auf Unternehmen haben. Wächst die Unsicherheit, dann schwindet das Vertrauen, was sich wiederum auf die Beziehungen innerhalb der Teams und zu den Führungsverantwortlichen auswirkt. Ohne Vertrauen, machen die Mitarbeitenden Dienst nach Vorschrift und lassen sich bei der ersten Gelegenheit leicht von der Konkurrenz abwerben.
Eine schlechte Kommunikation begünstigt die Verbreitung von Missverständnissen und Fehlinformationen. Damit einher geht das große Risiko eines Image- und Reputationsverlustes. Es entstehen leichter Konflikte und Spannungen im Unternehmen. Unzufriedenheit aufgrund einer schlechten Kommunikation kann dazu führen, dass talentierte Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Der Verlust von Schlüsselpersonal trägt am Ende nicht gerade dazu bei, während eines Change-Prozesses souveräner und erfolgreicher am Markt zu agieren.
Ein sehr hilfreiches Tool für die Planung von Veränderungsprozessen ist die sogenannte Change Matrix. Von den theoretischen Überlegungen ausgehend, welchen Stellenwert Transparenz und Kommunikation in Zeiten der Veränderung haben, geht es nun um die Frage der praktischen Umsetzung.
Eine transparente Kommunikation im unternehmerischen Alltag zu leben, bedeutet nicht automatisch, dass jede Information wohlwollend und dankbar angenommen wird. Im Gegenteil: Je tiefer eine Veränderung in bestehende Strukturen eingreift, desto mehr Widerstand wird sich regen.
Ein Beispiel:
Die verantwortlichen Führungsmitglieder beschließen, verstärkt KI-Technologien im Unternehmen zu nutzen – zum Beispiel auch im Service und im Marketing. Sie wollen damit auf den zunehmenden Konkurrenz- und Preisdruck reagieren und Prozesse verschlanken und effizienter gestalten.
In eine so starke und prozessverändernde Entscheidung sollten die betreffenden Mitarbeitenden frühzeitig mit einbezogen werden. Sie sollten den Prozess der Entscheidungsfindung begleiten und verstehen, warum dieser Schritt zu dieser Zeit nötig ist, um konkurrenzfähig zu bleiben. Doch selbst dann kann schnell der Eindruck entstehen, man wolle hier einfach unmotiviert menschliche Arbeitskräfte wegrationalisieren, um Kosten zu sparen.
Verantwortliche sollten darauf vorbereitet sein, dass Widerstand im Team entsteht und auch die Beweggründe kennen. Die Methode der Change Matrix unterstützt dabei, die Perspektive der Person einzunehmen, die sich einer Veränderung widersetzt. Auf diese Weise fällt es allen Beteiligten leichter, gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Die Change-Matrix-Methode schließt dabei auch das aktive Erfragen der Vorteile des aktuellen Zustands und der Nachteile der Veränderung mit ein. Die Darstellung erfolgt in Form eines Quadrates mit vier Feldern, von denen jeweils zwei die Vor- und Nachteile des Status quo und zwei die Vor- und Nachteile der Veränderung abbilden. Dieses Quadrat dient dann als Gesprächsgrundlage.
Eine Frage an einen skeptischen Mitarbeitenden könnte nach dieser Methode lauten:
„Was schätzen Sie an der aktuellen Situation und welche Nachteile sehen Sie in der Veränderung?“
Auf diese Weise kannst Du in einem Gespräch den Widerstand von Anfang an minimieren und die Bereitschaft stärken, eine Lösung zu finden. Im Unterschied zu einer reinen Pro-und-Kontra-Liste berücksichtigt die Methode auch die Vor- und Nachteile des gegenwärtigen Zustands, also das Beibehalten des Status quo. Die Change Matrix zeichnet sich durch ihre Einfachheit und schnelle Anwendbarkeit aus, was sie von andere Techniken wie beispielsweise der TOC-Methode unterscheidet.
Viele Jahre lang setzten Unternehmen auf das Top-Down-Modell. Entscheidungen wurden ganz oben in der Führungsetage getroffen und dann einfach einseitig von oben nach unten umgesetzt. Das mag auf den ersten Blick einfacher gewesen sein, weil die Verantwortlichen sich nicht mit Einwänden auseinandersetzen mussten. Aber: Es geht dadurch auch wertvolles Potenzial verloren, andere Sichtweisen und Expertisen gerade aus bestimmten Fachbereichen, die nicht mit in die Entscheidungsfindung einbezogen werden. Eine gute und transparente Kommunikation verläuft immer in beide Richtungen.
Möglichkeiten & Tools für eine transparente Unternehmenskommunikation auf allen Ebenen:
In einer Epoche, die von so tiefgreifenden Veränderungen in der Wirtschaft, der Politik und auch der Gesellschaft betroffen ist, ist eine gute und transparente Kommunikation auf allen unternehmerischen Ebenen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Transparente Kommunikation bedeutet, dass Informationen zeitnah und vollständig an alle relevanten Interessengruppen weitergegeben werden. Dabei kommt es nicht nur auf die Offenlegung von Informationen an, sondern speziell auch auf die Erklärung der Auswirkungen von Veränderungen auf das Unternehmen und die Mitarbeitenden.
In einer offenen Informationskultur werden potenziell kontroverse Themen direkt angesprochen. Die Verantwortlichen geben klare Antworten auf Fragen – auch dann, wenn sich Widerstand regt. Die Führungsebene sollte Offenheit und Klarheit in der Kommunikation vorleben. Eine transparente Kommunikation ist am Ende nicht nur eine ethische Verpflichtung, sondern auch eine grundlegende Voraussetzung für ein positives Betriebsklima, Mitarbeitermotivation und den langfristigen Unternehmenserfolg.
Die Stage Academy bietet spezielle Trainings und maßgeschneiderte Coachings zum Thema Kommunikation und Transparenz an. In einem geschützten Raum kannst Du gezielt an Deinem Kommunikationstalent arbeiten und Deine Stärken weiter ausbauen.