Sie lassen Deine Arbeit langsam und unproduktiv werden: Überflüssige Meetings. Oftmals werden diese Termine ineffizient geplant, indem pauschal der gesamte Verteiler für das Projekt eingeladen wird. Während sich bei Dir auf dem Schreibtisch die Arbeit stapelt, sitzt Du während des Meetings Deine Zeit ab und ärgerst Dich über Endlos-Diskussionen, die sich wie Kaugummi in die Länge ziehen. In diesem Beitrag haben wir ein paar Tipps für Dich zusammengetragen, wie Du dem Meeting-Overload in Zukunft umgehen kannst.
Das Zeitmanagement ist der neuralgische Punkt im Leadership. Du hast sämtliche Strippen eines Projektes in der Hand, musst den Überblick behalten und immer genau dort sein, wo es gerade hakt. Umso wichtiger ist es, dass Du die Zeitfresser in Deinem Arbeitsalltag identifizierst und das sind eben oftmals Meetings. Gruppenbesprechungen haben ohne Zweifel erhebliche Vorteile. Sie ermöglichen einen direkten Austausch über relevante Fragestellungen, verhindern Missverständnisse und machen Hürden frühzeitig sichtbar.
Die andere Seite der Medaille: Eine Studie hat ergeben, dass Führungskräfte durchschnittlich 7000 Stunden pro Jahr in Konferenzen verbringen. Was könntest Du mit dieser Zeit alternativ anfangen? Der Ausweg: Du brauchst für Dich eine Definition, welche Meetings tatsächlich wichtig und effizient sind und welche Termine dagegen nur einen Klick auf den Absagen-Button verdient haben.
Vielleicht hast Du es schon selbst an Dir beobachtet: Viele Arbeitnehmer und Führungskräfte brauchen nach einer unproduktiven Besprechung viel Zeit, um sich davon zu erholen. Der Begriff Meeting Recovery Syndrom wurde bereits in den 70er Jahren von zwei Psychologen geprägt, die untersucht haben, dass nicht nur die Teilnehmenden selbst von der Arbeit abgehalten werden, sondern auch Kollegen, die später den Frust abbekommen. Ineffiziente Meetings strahlen ihre negative Wirkung sogar noch im Nachhinein aus. Arbeitspsychologen haben sogar herausgefunden, dass Menschen, die überdurchschnittlich viel Zeit in Meetings verbringen, häufiger krank sind.
Nimm Dir an dieser Stelle doch mal Deinen Terminkalender vor, rufe sämtliche Meeting-Anfragen der kommenden Tage auf und prüfe diese auf folgende Fragestellungen:
Prüfe für jeden Deiner Termine die Agenda: Stehen darauf tatsächlich für Dich relevante Punkte, die die Zeit rechtfertigen, die Du im Meeting verbringst? Läuft das Meeting eher unter der Überschrift “Einfach mal so zusammenkommen”, dann darfst Du dagegen mit Abwesenheit glänzen.
Meetings abzusagen, ist auch eine persönliche Herausforderung. Zu den häufigsten Gründen, an überflüssigen Meetings teilzunehmen, gehört der sogenannte FOMO – Fear of Missing Out. Du machst Dir Gedanken darüber, was wohl die Kollegen sagen oder befürchtest, in Zukunft auch bei wichtigen Terminen nicht mehr auf der Teilnehmerliste zu stehen. Das Pflichtbewusstsein, eine Einladung anzunehmen, ist tief im Menschen verwurzelt. Diese Einstellung hindert Dich daran, Meeting-Einladungen abzusagen und stattdessen aus Höflichkeit Deine Zeit zu verschwenden. Befreie Dich von der Einstellung, dass Meetings ohne Dich nicht stattfinden dürfen. Auch hier hilft eine klare Kommunikation: Teile bei Deiner Absage kurz die Gründe dafür mit und nimm Dir stattdessen die Zeit für konzentriertes, effizientes Arbeiten. Deine Work-Life-Balance wird es Dir danken.
Wir alle kennen ineffiziente Meetings und die damit verlorene Zeit. Wir helfen Dir gerne dabei diese Meetings effizient zu organisieren und zu gestalten.