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27.05.2022
Kategorie Magazin

Methoden der Priorisierung: Fehler beim Prioritäten setzen und wie Du sie vermeidest

Sowohl im Privaten als auch im Beruflichen kommt es immer wieder zu Situationen, in denen die anstehenden Aufgaben Dir schlichtweg über den Kopf wachsen. Ein Tag hat immer nur 24 Stunden und mehr als zwei Hände stehen Dir für die Erledigung dieser Aufgaben nicht zur Verfügung. Wie kann es also gelingen, Aufgaben und Termine in den Griff zu bekommen? Indem Du Methoden der Priorisierung einsetzt, um Deine Zeit effektiv zu nutzen. Im folgenden Beitrag stellen wir Dir die 3 aus unserer Sicht besten Methoden der Priorisierung vor, die Dir den Weg zu einem optimalen Zeitmanagement ebnen.

Die ABC Methode zur Priorisierung von Aufgaben und Terminen

Als eine der effektivsten und einfachsten Methoden der Priorisierung gilt die ABC Methode. Diese sieht vor, dass Du Deine anstehenden Aufgaben nach Priorität in drei Kategorien einteilst:

  1. Kategorie A: Sehr wichtig
    Sehr wichtige Aufgaben dulden keinen Aufschub und müssen sofort erledigt werden. Es bietet sich ein Zeitkontingent von 60 % für diese Aufgaben an. A-Aufgaben müssen von Dir selbst erledigt werden und lassen sich nicht delegieren.
  2. Kategorie B: Wichtig
    B-Aufgaben sind wichtig und müssen zwingend erledigt werden, lassen sich aber zeitlich schieben. Zudem kannst Du überprüfen, welche dieser Aufgaben sich an Mitarbeiter abgeben lassen. Für die B-Aufgaben solltest Du etwa 20 % Deiner Zeit eintakten.
  3. Kategorie C: Weniger wichtig
    Diese Aufgaben drängen nicht. Prüfe, welche Aufgaben Du davon eigenhändig erledigen musst und welche von Mitarbeitern übernommen werden können. Für alle Erledigungen, die bei Dir bleiben, planst Du 15 % Zeit ein.

Die ABC Methoden der Priorisierung helfen Dir dabei, Dir Klarheit über die Wichtigkeit der Themen auf Deiner Agenda zu verschaffen. Was erst als unüberschaubarer Aufgabenberg erscheint, wird jetzt transparenter und überschaubarer. Ähnliche Methoden zur Priorisierung hat Präsident Eisenhower erfunden. Er teilte seine Aufgaben nach Dringlichkeit in 4 Kategorien ein:

  • Wichtig & sofort selbst erledigen
  • Wichtig & genau terminieren
  • Dringlich & delegieren
  • Nicht bearbeiten

Die Ivy-Lee-Methode für den optimalen Start in den Arbeitstag

Die Ivy-Lee-Methode gehört nicht nur zu den Methoden der Priorisierung, sondern sie hilft Dir darüber hinaus, Deinen Arbeitstag optimal vorzubereiten. Du erstellst Dir am Ende Deines Arbeitstages eine Liste mit den 6 wichtigsten Aufgaben, die am kommenden Tag erledigt werden müssen. Diese Liste ordnest Du nach Prioritäten. Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise: Du nutzt die Morgenstunden effektiv und kannst direkt mit Deiner To-Do-Liste starten. Außerdem kannst Du mit diesen Methoden der Priorisierung sichergehen, dass die wichtigsten Aufgaben garantiert fertig werden. Aufgaben, die an diesem Tag nicht geschafft wurden, landen auf der Prioritätenliste für den kommenden Tag.

Die Pomodoro Methode zur Schaffung künstlicher Deadlines

Es gibt Menschen, die können nur unter Druck arbeiten. Gehörst Du auch dazu? Dann gehört die Pomodoro Methode zu den für Dich geeigneten Methoden der Priorisierung. Entwickelt wurde sie vom Italiener Francesco Cirillo, der seine Eier-Uhr (welche die Form einer Tomate hatte), dazu nutzte, sich seine Zeit in 25 Minuten Zyklen einzuteilen. Und so funktioniert die Methode: Du teilst Dir Deine Arbeitsaufgaben so ein, dass sie in 25 Minuten konzentrierter Arbeit erledigt werden können. Größere Aufgaben werden unterteilt, kleinere zusammengefasst. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine 5 Minuten Pause und nach jeweils 4 Arbeitseinheiten von je 25 Minuten eine Pause von 30 Minuten. Mit diesem Zeitmanagement kannst Du Deine Produktivität erheblich steigern.

Benötigst Du weitere Tipps oder eine praxisnahe Unterstützung? Dann stöbere doch mal in unserem Angebot an Coachings und Seminaren, die individuell auf die Bedürfnisse von Führungskräften abgestimmt sindoder kontaktiere uns.

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